آموزش سیستم‌سازی – چگونه کارکنان را با سیستم همراه کنیم؟
بزرگ‌ترین مانع در مسیر سیستم‌سازی، مقاومت کارکنان است. حتی اگر بهترین فرآیندها طراحی شود، اگر تیم شما با آن همراه نباشد، سیستم شکست می‌خورد.
در این مقاله به شما آموزش می‌دهیم چگونه سیستم‌سازی را به‌درستی به تیم منتقل کنید، فرهنگ سیستم‌مند بسازید و مقاومت‌ها را به مشارکت تبدیل کنید.
چرا کارکنان با سیستم‌سازی مخالفت می‌کنند؟
ترس از کنترل شدن یا محدود شدن آزادی عمل
ناآشنایی با مزایای سیستم برای خودشان
تجربه‌های منفی از اجرای سیستم‌های ناکارآمد
نبود آموزش کافی درباره هدف و ساختار سیستم
مراحل آموزش سیستم‌سازی به کارکنان
۱. شفاف‌سازی هدف سیستم‌سازی برای تیم
چرا سیستم‌سازی مهم است؟
چه مشکلی را حل می‌کند؟
چه نفعی برای خود کارکنان دارد؟
۲. مشارکت تیم در طراحی سیستم‌ها
دعوت از تیم برای ارائه پیشنهاد و تجربه
استفاده از بازخورد آن‌ها در اصلاح فرآیندها
احساس مالکیت ایجاد کردن نسبت به سیستم
۳. آموزش گام‌به‌گام و عملیاتی
استفاده از جلسات آموزشی کوتاه و کاربردی
استفاده از مثال‌های واقعی سازمان
آموزش از طریق تمرین، بازی نقش، و آزمون
۴. تعریف نقش‌ها و مسئولیت‌ها در سیستم
هر فرد بداند چه کاری، با چه کیفیتی، در چه زمانی انجام دهد
استفاده از چک‌لیست‌ها و فرم‌های استاندارد
آموزش نحوه استفاده از ابزارها (CRM، اتوماسیون، فرم‌ها)
۵. پیگیری، بازخورد و تشویق در حین اجرا
بررسی اجرای سیستم به‌صورت منظم
تشویق رفتارهای سیستم‌مند با پاداش و تقدیر
بازخورد مستمر برای اصلاح و بهبود
ابزارهای کاربردی برای آموزش سیستم‌سازی
ویدیوهای آموزشی داخلی برای آموزش ابزارها و فرآیندها
دفترچه راهنمای سیستم‌ها
چک‌لیست آموزشی ورود کارکنان جدید
جلسات هفتگی آموزش عملی یا تحلیل موارد اجرایی
اشتباهات رایج در آموزش سیستم‌سازی به کارکنان
تحمیل سیستم بدون آموزش یا مشارکت
استفاده از زبان پیچیده و تخصصی
نادیده گرفتن تجربه‌ها و مقاومت کارکنان
ارزیابی نکردن میزان درک و اجرای سیستم توسط تیم
جمع‌بندی
آموزش سیستم‌سازی یعنی توانمندسازی تیم برای اجرای ساختارهای حرفه‌ای سازمان.
با این کار:
مقاومت به مشارکت تبدیل می‌شود
تیم احساس مالکیت نسبت به سیستم دارد
پیاده‌سازی فرآیندها با کیفیت و استمرار انجام می‌شود
اگر می‌خوای تیمی داشته باشی که خودش سیستم‌ها رو اجرا کنه، از آموزش سیستم‌سازی درست شروع کن.
