سیستم‌سازی و فرهنگ سازمانی – چگونه این دو را هماهنگ کنیم؟
بسیاری از سیستم‌هایی که طراحی می‌شوند، در عمل شکست می‌خورند نه به‌دلیل ضعف فنی یا فرآیندی، بلکه چون با «فرهنگ سازمانی» ناسازگار هستند. اگر می‌خواهید سیستم‌سازی در سازمان شما به نتیجه برسد، باید بدانید فرهنگ سازمانی شما چگونه فکر می‌کند، چگونه تصمیم می‌گیرد و چگونه با تغییر کنار می‌آید.
در این مقاله می‌خوانید:
چرا فرهنگ سازمانی بر اجرای سیستم‌سازی تأثیر دارد؟
۵ تضاد رایج بین سیستم و فرهنگ
راهکارهایی برای هم‌راستا کردن سیستم‌ها با فرهنگ
فرهنگ سازمانی چیست و چرا مهم است؟
فرهنگ سازمانی مجموعه‌ای از باورها، ارزش‌ها، نگرش‌ها و رفتارهایی است که در طول زمان در یک مجموعه شکل می‌گیرد. این فرهنگ تعیین می‌کند که کارمندان:
چطور با هم تعامل کنند
چه چیزی را ارزشمند بدانند
چطور با تغییرات برخورد کنند
وقتی شما یک سیستم طراحی می‌کنید، در واقع دارید الگویی جدید از رفتار تعریف می‌کنید. اگر این الگو با ارزش‌های فرهنگی ناسازگار باشد، سیستم اجرا نمی‌شود، حتی اگر دقیق‌ترین طراحی را داشته باشد.
۵ تضاد رایج بین سیستم‌سازی و فرهنگ سازمانی
۱. فرهنگ شفاهی در برابر سیستم مستند
در سازمان‌هایی که همه‌چیز شفاهی است، مستندسازی سیستم‌ها با مقاومت روبه‌رو می‌شود چون افراد به گفت‌وگو عادت دارند، نه به فرم و فرآیند.
۲. فرهنگ فردمحور در برابر سیستم وظیفه‌محور
در محیط‌هایی که افراد خاص محور تصمیم‌گیری هستند، سیستم‌هایی که نقش و وظیفه را از فرد جدا می‌کنند، دچار چالش می‌شوند.
۳. فرهنگ سرعت و انعطاف در برابر ساختار ثابت
اگر فرهنگ سازمانی سرعت در اجرا و خلاقیت آنی را ارزش می‌داند، سیستم‌هایی که بیش‌از‌حد ثابت و بوروکراتیک باشند، کنار گذاشته می‌شوند.
۴. فرهنگ روابط غیررسمی در برابر گزارش‌گیری رسمی
گزارش‌گیری ساختارمند در سازمانی که همه‌چیز با حرف و ارتباط غیررسمی پیش می‌رود، با مخالفت مواجه می‌شود.
۵. فرهنگ بی‌اعتمادی در برابر کنترل سیستماتیک
وقتی فرهنگ سازمانی مبتنی بر بی‌اعتمادی یا ترس از ارزیابی باشد، سیستم‌هایی مثل چک‌لیست، KPI یا نرم‌افزارهای پایش به‌جای همکاری، باعث نگرانی می‌شوند.
راهکارهای هماهنگی سیستم‌سازی با فرهنگ سازمانی
۱. تحلیل فرهنگ پیش از طراحی سیستم
پیش از هرگونه سیستم‌سازی، فرهنگ فعلی سازمان را تحلیل کنید. با پرسشنامه، مصاحبه یا مشاهده رفتاری ببینید سازمان چطور فکر می‌کند.
۲. بومی‌سازی سیستم‌ها
سیستم‌ها را از کتاب ترجمه نکنید. آن‌ها را مطابق با زبان، نگرش، ارزش‌ها و سبک کاری تیم خودتان طراحی کنید.
۳. شروع سیستم‌سازی از بخش‌هایی که فرهنگ آمادگی بیشتری دارد
اگر تیم فروش اهل داده و نظم است، سیستم‌سازی را از آن‌جا آغاز کنید نه از تیمی که به‌سختی با ساختار کنار می‌آید.
۴. آموزش و فرهنگ‌سازی هم‌زمان با طراحی سیستم
به‌جای فقط طراحی فرم و فرآیند، با اعضای تیم در مورد مزایا و فلسفه‌ی پشت هر سیستم گفت‌وگو کنید. باور، مهم‌تر از اجراست.
۵. ایجاد حلقه بازخورد فرهنگی
در جلسات بازبینی سیستم‌ها، حتماً یک بخش از جلسه را به این سوال اختصاص دهید: «آیا این سیستم با فرهنگ ما هم‌خوان است؟»
نمونه کاربردی: شرکتی با فرهنگ غیررسمی
یک شرکت خدماتی که با تیم‌های جوان و صمیمی کار می‌کرد، سعی کرد سیستم‌سازی انضباطی سفت‌وسختی اجرا کند. مقاومت زیاد شد. راهکار بازطراحی فرم‌ها با زبان غیررسمی، آموزش دوستانه، استفاده از ویدیو و چک‌لیست تصویری بود. نتیجه: مشارکت تیم در اجرا بالا رفت و فرهنگ سازمانی به تدریج با ساختار هماهنگ شد.
جمع‌بندی
سیستم‌سازی و فرهنگ سازمانی، اگر با هم در تضاد باشند، سیستم شکست می‌خورد. اما اگر هم‌راستا طراحی شوند، می‌توانند موتور رشد پایدار سازمان باشند.
برای موفقیت در سیستم‌سازی:
فرهنگ را بفهمید
سیستم را با فرهنگ تنظیم کنید
و به‌تدریج فرهنگ را نیز ارتقا دهید
